10 ĐIỂM PHÁP LÝ CẦN LƯU Ý CHO DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP KINH DOANH (tiếp theo)

10 ĐIỂM PHÁP LÝ CẦN LƯU Ý CHO DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP KINH DOANH (tiếp theo)

4. ĐĂNG KÝ KINH DOANH ĐÚNG NGHĨA

Các hoạt động kinh doanh phải đăng ký kinh doanh 

Tại Việt Nam, để kinh doanh thì hầu hết các cá nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký kinh doanh, trừ một số cá nhân hoạt động thương mại không thuộc đối thưởng phải đăng ký kinh doanh theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP như sau:

(i) Buôn bán rong (buôn bán dạo) là các hoạt động mua, bán không có địa điểm cố định (mua rong, bán rong hoặc vừa mua rong vừa bán rong), bao gồm cả việc nhận sách báo, tạp chí, văn hóa phẩm của các th­ương nhân đ­ược phép kinh doanh các sản phẩm này theo quy định của pháp luật để bán rong;

(ii) Buôn bán vặt là hoạt động mua bán những vật dụng nhỏ lẻ có hoặc không có địa điểm cố định;

(iii) Bán quà vặt là hoạt động bán quà bánh, đồ ăn, n­ước uống (hàng nước) có hoặc không có địa điểm cố định;

(iv) Buôn chuyến là hoạt động mua hàng hóa từ nơi khác về theo từng chuyến để bán cho người mua buôn hoặc ng­ười bán lẻ;

(v) Thực hiện các dịch vụ: đánh giày, bán vé số, chữa khóa, sửa chữa xe, trông giữ xe, rửa xe, cắt tóc, vẽ tranh, chụp ảnh và các dịch vụ khác có hoặc không có địa điểm cố định;

(vi) Các hoạt động thương mại một cách độc lập, th­ường xuyên không phải đăng ký kinh doanh khác.

Như vậy tất cả các hoạt động kinh doanh ngoại trừ các hoạt động được liệt kê nêu trên thì đều phải tiến hành đăng ký kinh doanh.

Đăng ký kinh doanh đúng nghĩa

Nhiều người thường lầm tưởng rằng sau khi thành lập hộ kinh doanh, doanh nghiệp xong thì đã đủ điều kiện để tiến hành hoạt động mua bán, sản xuất, dịch vụ. Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần đối với một số doanh nghiệp.

Đối với một số lĩnh vực hoặc các doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo thêm các điều kiện chứng nhận, chứng chỉ, hay giấy phép con được quy định tại các văn bản chuyên ngành. Hoạt động thành lập hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp, sau đó xin cấp chứng nhận, chứng chỉ, giấy phép gọi chung là hoạt động “đăng ký kinh doanh”.

Ví dụ:

– Để kinh doanh dịch vụ nhà hàng, sau khi thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp phải tiến hành xin cấp Giấy phép đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm thì mới đủ điều kiện hoạt động.

– Để buôn bán trang thiết bị y tế loại B,C,D, sau khi đăng ký thành lập hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, bạn phải thực hiện thủ tục Công bố đủ điều kiện mua bán trang thiết bị y tế loại B,C,D.

– Để kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, thì cá nhân, tổ chức đó phải đủ điều kiên được cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản.

Như vậy, đối với một số lĩnh vực, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi thành lập phải thực hiện việc xin cấp chứng nhận, chứng chỉ, giấy phép hoạt động,… để được tiến hành kinh doanh trên thực tế.

5. LÀM CON DẤU DOANH NGHIỆP, MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

Làm con dấu doanh nghiệp

Từ ngày 01/1/2021 khi Luật Doanh nghiệp 2020 bắt đầu có hiệu lực, thay thế cho Luật Doanh nghiệp 2014, thủ tục về công bố mẫu dấu của doanh nghiệp đã bị bãi bỏ. Theo đó, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung của con dấu và tự chịu trách nhiệm về con dấu của mình

Doanh nghiệp có thể sử dụng 02 loại dấu: (i) Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc (ii) Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Mở tài khoản ngân hàng

Hiện nay không có bất kỳ quy định nào cho thấy hộ kinh doanh hay doanh nghiệp bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng. Nhưng trên thực tế, đối với hộ kinh doanh hoạt động với quy mô nhỏ có thể không mở tài khoản ngân hàng, nhưng đối với hầu hết các doanh nghiệp đều cần mở tài khoản ngân hàng mở các lý do sau:

1. Tài khoản ngân hàng là điều kiện cần để doanh nghiệp có thể đăng ký nộp thuế điện tử

2. Đối với những giao dịch trên 20 triệu, để được hạch toán vào chi phí hợp lý thì doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng.

3. Giúp doanh nghiệp thanh toán dễ dàng, nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng.

Với ba lý do trên, các doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng sau khi thành lập doanh nghiệp. Trước đây, khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo nội dung đăng ký thuế đến Sở Kế hoạch đầu tư. Nhưng từ ngày 01/5/2021, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT bắt đầu có hiệu lực thì thông tin về tài khoản ngân hàng trong các biểu mẫu đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đã được bãi bỏ. Vì vậy, khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6. MUA CHỮ KÝ SỐ VÀ THIẾT KẾ MẪU HÓA ĐƠN

Chữ ký số không còn xa lạ với doanh nghiệp, với hình dáng giống USB được xem như là dấu của doanh nghiệp, là công cụ quan trọng để thực hiện các thủ tục qua mạng điện tử như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội mà không mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu.

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Từ nay đến ngày 30/6/2022, doanh nghiệp có thể sử dụng 3 hình thức hóa đơn sau: (i) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ; (ii)  Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành; (iii)  Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

Nhưng từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ bắt đầu có hiệu lực, hóa đơn được áp dụng là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Hiện nay dịch vụ cung cấp chữ ký số và thiết kế hóa đơn điện tử thường đi chung với nhau rất thuận tiện, bạn có thể liên hệ đơn vị dịch vụ để thực hiện cùng lúc hai công việc này.

7. LƯU TÂM ĐẾN VẤN ĐỀ SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Khi bắt đầu kinh doanh, các start-up thường có rất nhiều ý tưởng kinh doanh, có thể là các ý tưởng thương hiệu, nhãn hiệu, tác phẩm, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp của sản phẩm, quy trình vận hành, bí mật kinh doanh… Đây là những tài sản vô hình, khó có thể thấy giá trị ngay trước mắt nhưng là những tài sản rất có giá trị cho doanh nghiệp trong tương lai.

Những doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược và tiềm năng phát triển cao thường lưu tâm đến vấn đề sở hữu trí tuệ ngay sau khi thành lập doanh nghiệp và song song với quá trình triển khai dự án bằng cách đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, tác phẩm,… Tuy nhiên một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không quan tâm lắm về vấn đề này, đến khi xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ, cơ sở để bảo vệ quyền lợi của mình. Vì vậy, để tạo tính độc quyền, khác biệt và đặt nền móng trong việc xây dựng thương hiệu, tên tuổi, doanh nghiệp nên bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của mình khi bắt đầu kinh doanh.

8. KHÔNG LOẠI TRỪ MỐI QUAN TÂM CÁC VẤN ĐỀ VỀ THUẾ SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Các loại thuế liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

Để cho người thành lập doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp cần phải lưu ý, FDVN liệt kê hệ thống các loại thuế như sau:

Các loại thuế mà hầu hết các doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng	Các loại thuế ảnh hưởng đến một số hoạt động nhất định của doanh nghiệp
Thuế môn bài (Lệ phí môn bài)	Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế thu nhập doanh nghiệp	Thuế tài nguyên
Thuế nhà thầu nước ngoài	Thuế áp dụng đối với bất động sản
Thuế chuyển nhượng vốn	Thuế xuất khẩu
Thuế giá trị gia tăng	Thuế bảo vệ môi trường
Thuế nhập khẩu	Thuế sử dụng đất/tiền thuê đất
Thuế thu nhập cá nhân	Thuế vãng lai

Sau khi thành lập doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp cần phải xác định rõ các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp, các nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để tránh các trường hợp bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trong đó có 02 loại thuế mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đó là: thuế môn bài và thuế giá trị gia tăng.

Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/2/2020 thì doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ 01/01 đến 31/12). Như vậy doanh nghiệp bắt đầu khai và nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 31/1 của năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Về thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp hết sức lưu ý đến thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng như sau: (i) Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/4; (ii) Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 31/7; (iii) Tờ khai quý : Hạn chậm nhất là ngày 31/10; (iv) Tờ khai quý 4: hạn chậm nhất là ngày 31/1 năm sau.

Ví dụ: Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bắt đầu đi vào hoạt động ngày 26/4 thì doanh nghiệp phải tiến hành lập tờ khai thuế giá trị gia tăng nộp cho cơ quan quản lý thuế trước ngày 30/4.

“Nắm trong lòng bàn tay” các vấn đề về thuế

Thuế là vấn đề cốt cán đi cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành và phát triển. Việc nắm rõ về thuế sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, có kế hoạch kinh doanh hợp lý và tránh các rủi ro về tài chính và pháp lý. Tuy nhiên thuế là lĩnh vực rộng và phức tạp, nhiều doanh nghiệp không nắm rõ nên đã từ bỏ một số ưu đãi mà doanh nghiệp mình đáng lẽ được hưởng hay phải chịu những khoản phạt vô cùng lớn. Do vậy để giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khái quát về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mình, FDVN liệt kê đầu mục các vấn đề mà doanh nghiệp cần đầu tư làm rõ ngay từ khi mới thành lập cho từng loại thuế như sau:

(i) Phạm vi áp dụng, đối tượng chịu thuế;

(ii) Thuế suất, cách tính thuế;

(iii) Ưu đãi thuế;

(iv) Các trường hợp miễn thuế

(v) Các trường hợp không phải kê khai, không phải nộp thuế;

(vi) Thủ tục, thời hạn kê khai, nộp thuế;

(vii) Hoàn thuế (nếu có);

 Ưu đãi thuế Thu nhập doanh nghiệp

Các ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo kê khai. Như vậy, để được hưởng ưu đãi, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ, thực hiện lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Ưu đãi thuế TNDN được áp dụng đối với dự án đầu tư mới thuộc các lĩnh vực, địa bàn khuyến khích đầu tư hoặc dự án có quy mô lớn. Các dự án đầu tư mở rộng (bao gồm các dự án đầu tư mở rộng đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép đầu tư hoặc đã thực hiện đầu tư trong giai đoạn 2009 – 2013 mà chưa được hưởng ưu đãi thuế TNDN) thỏa mãn một số điều kiện nhất định cũng sẽ được hưởng ưu đãi thuế TNDN từ năm 2015. Dự án đầu tư mới và dự án đầu tư mở rộng không bao gồm các dự án được hình thành từ việc sáp nhập hoặc tái cơ cấu.

9. XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN ĐIỀU HÀNH CÔNG TY, QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Khi các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp gần như đã hoàn thiện, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản điều hành công ty và quản lý nhân sự để hoạt động kinh doanh được vận hành một trách trật tự, suôn sẻ, không bị rắc rối trong khâu quản lý.

FDVN xin liệt kê hệ thống tên một số văn bản nội bộ mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng cho hoạt động điều hành, quản lý của mình như sau:

STT	TÊN VĂN BẢN	STT	TÊN VĂN BẢN
	Quy chế quản lý nhân sự		Hợp đồng lao động
	Quy chế tài chính		Đơn xin nghỉ phép
	Thỏa ước lao động tập thể		Đơn xin nghỉ việc riêng
	Nội quy lao động		Đơn xin nghỉ việc
	Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự		Biên bản bàn giao công việc
	Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn		Biên bản bàn giao tài sản công cụ
	Phiếu ghi chép phỏng vấn		Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu
	Hợp đồng thử việc		Bản cam kết nghỉ việc
	Bảng đánh giá sau thử việc		Bảng nhu cầu đào tạo
	Hợp đồng Cộng tác viên_kinh doanh		Bản tự kiểm điểm cá nhân
	Hợp đồng Cộng tác viên_chung		Bản cam kết bảo mật thông tin

 

 

10. QUAN TÂM ĐẾN VẤN ĐỀ PHÁP LÝ TRONG MỌI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Trong quá trình từ khi thành lập doanh nghiệp đến khi đi vào hoạt động kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp không thể tránh được các vấn đề phát sinh liên quan đến pháp lý trình tự thủ tục đăng ký thành lập, hoạt động, giao dịch, mua bán, thương thảo với đối tác, hoạt động quản lý doanh nghiệp, lao động,…

Để giảm thiểu tối đa những vấn đề pháp lý sẽ xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động làm đúng và tuân thủ pháp luật ngày từ những bước đầu tiên. Để doanh nghiệp được hoạt động ổn định và tránh những rủi ro về vấn đề pháp lý thì doanh nghiệp cần có bộ phận pháp chế nội bộ hoặc Luật sư tư vấn thường xuyên.

Luật sư PHAN THANH NAM

(Nguồn FDVN)